Wenn Sie E-Mails in öffentlichen Ordnern für Ihre Teams erhalten, ist oft das Problem, dass sich jeder auf jeden verlässt. So bleiben E-Mails liegen. Mit dem Exchange MailAlert passiert Ihnen das nicht mehr. Wenn E-Mails gefunden werden, wird automatisch ein Signalton oder sogar eine Sprachnachricht an eine Gruppe signalisiert. Sie werden keine E-Mails mehr übersehen!
Installation
Beachten Sie für die Installation unsere Anleitung zur Installation von Modulen.
Einrichtung
MS Exchange
Der Zugriff auf den Exchange-Server erfolgt mit Hilfe eines Benutzers. Dieser muss Leserechte für alle Kalender der Benutzergruppe haben, um die Termine samt Betreff und Status verwenden zu können. Die Server-Adresse hat i.d.R. diese Form:
https://<EXCHANGE-ADRESSE>/ews/exchange.asmx
Als Ordnernamen geben Sie den vollen Pfad innerhalb Ihrer Struktur öffentlicher Ordner. Trennen Sie Ordnerebenen mit dem Backslash '\'. Wenn Sie bspw. ein Support-Team haben und deren neue E-Mails in einem Unterordner Neu ankommen, geben Sie
Support\Neu
ein. Der Ordner wird automatisch gefunden.
Schauen Sie im Reiter Allgemein im unteren Teil in den Logs nach, wenn das Modul nicht wie erwartet funktioniert. Wird z.B. der Ordner nicht gefunden, wird dort eine entsprechende Warnmeldung auftauchen.
Benachrichtigung
Zur Benachrichtigung geben Sie hier eine Gruppe an. Diese wird bei gefundenen E-Mails entsprechend der Zeitsteuerung angerufen. Es wird dann die hier hinterlegte Ansage abgespielt. Laden Sie dafür eine wav-Datei hoch. Selbstverständlich kann diese Datei auch einen Gong oder einen Signalton beinhalten.
Richten Sie die Gruppe mit der Klingelstrategie Broadcast ein. Die Ansage wird dann (auf unterstützten Telefonen) direkt auf die Lautsprecher bzw. Headsets abgespielt.
Zeitsteuerung
Über das Time-Intervall regeln Sie, wie häufig der öffentliche Ordner geprüft werden soll. Ein Startdatum lässt sich auch festlegen. Möchten Sie, dass die Prüfung direkt startet, legen Sie das Startdatum einfach in die Vergangenheit.
Mit dem Ausführungszeitraum können Sie weiter eingrenzen, wann das Modul ausgeführt werden soll. Dafür muss maschinenlesbar ein Zeitraum angegeben werden, bspw.
- Montag-Freitag
- 08:00-12:00
- Mo-Fr 07:45-17:10
Verwendung
Entsprechend Ihren Einstellungen bei der Zeitsteuerung wird der konfigurierte öffentliche Ordner regelmäßig geprüft. Werden E-Mails vorgefunden, wird die Gruppe angerufen und die Ansage abgespielt. Testen Sie das Modul, indem Sie eine E-Mail in den gewünschten Ordner kopieren. Sollte nicht das erwartete Ergebnis eintreten, schauen Sie im Reiter Allgemein nach den Logs. Eventuell ist direkt eine Warn- oder Fehlermeldung zu erkennen.
FAQ
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