Mit dem Modul Up2date halten Sie Ihre Kollegen über Ihren Terminstatus auf dem Laufenden und setzen Ihre Erreichbarkeit - und das alles ohne Ihren Workflow zu ändern. Up2date liest Ihre Termine aus dem Exchange-Server aus, übernimmt den Terminbetreff in Ihren Statustext und leitet Ihre externe Rufnummer um oder setzt Sie in den Ruhemodus (DND).

Installation

Beachten Sie für die Installation unsere Anleitung zur Installation von Modulen. Tragen Sie Ihren Lizenzschlüssel im Reiter Lizenz ein. Danach kann das Modul verwendet werden. Wenn Sie mehrere Modulkonfigurationen haben, können Sie den Lizenzschlüssel natürlich in alle Konfigurationen eintragen.

Konfiguration

Exchange-Verbindung

Es werden nicht alle Benutzer der STARFACE abgefragt. Stattdessen können Sie eine STARFACE-Gruppe angeben, deren Benutzer berücksichtigt werden. Sie können selbstverständlich eine Gruppe extra für diesen Zweck anlegen. Auf diese Weise können Sie mehrere Konfigurationen erstellen mit unterschiedlichen Einstellungen für unterschiedliche Benutzergruppen Ihres Unternehmens.

Der Zugriff auf den Exchange-Server erfolgt mit Hilfe eines Benutzers. Dieser muss Minimum das Recht "Prüfer" für alle Kalender der Benutzergruppe haben, um die Termine samt Betreff und Status verwenden zu können. Die Server-Adresse hat i.d.R. diese Form: 

https://<FDQN>/ews/exchange.asmx (on premise)

https://outlook.office.de/EWS/Exchange.asmx (Office 365)

Wie oft der Server abgefragt werden soll, können Sie über die Zeitsteuerung festlegen. Je nach Erreichbarkeit des Exchange und Größe der Benutzergruppe ist ein Wert zwischen einer und zehn Minuten sinnvoll. Bei der Abfrage der Termine wird eine gewisse Toleranz eingeräumt, sodass der Status meistens vor und nach dem Termin etwas über die Zeit geht.

Statusübernahme

Mit der Statusübernahme regeln Sie, ob der Chat-Bereich der STARFACE überhaupt angesprochen werden soll. Sie können sowohl den Chat-Status (Away, DND usw.) verändern, als auch den Betreff des Termins als Chat-Statustext übernehmen. Bei mehreren gleichzeitigen Terminen werden die Termin Komma-getrennt hintereinander gesetzt. Wurde kein Termin gefunden, wird der Standardtext übernommen. Als privat markierte Termine werden mit  "Privat" übertragen.

Aktionen

Je nachdem, wie der Termin angelegt wurde, wird er als Frei, Beschäftigt, Abwesend oder "Mit Vorbehalt" angezeigt. Für jede Möglichkeit kann eine Standardaktion gesetzt werden. Diese wird dann bei jedem Termin von diesem Typ gesetzt, es sei denn im Terminbetreff wird die Aktion überschrieben.

Verwendung

Abgleich der Termine

Bei Aktivierung der Modulkonfiguration werden die Einstellungen gemäß der gerade laufenden Termine übernommen. Ab diesem Zeitpunkt werden die Termine regelmäßig geprüft. Präsenzanzeige und Benutzeraktion werden automatisch übernommen, wenn ein neuer Termin gefunden wird.

Wurde bspw. ein Termin gefunden und für den Benutzer Ruhe aktiviert, wird dies im Modul gespeichert. Nimmt der Benutzer den Ruhe-Status manuell raus oder überschreibt seinen Präsenzstatus, wird das ignoriert. Erst mit Ende des Termins bzw. beim nächsten Termin werden wieder neue Einstellungen gesetzt.

Benutzeraktion im Termin überschreiben

Mit jedem Termin kann automatisch eine Einstellung für den Benutzer übernommen werden. Die auszuführende Aktion wird über die Betreffzeile des Termins gesteuert. Es kann so automatisch Ruhe oder eine Umleitung für die primäre externe Rufnummer eingeschaltet werden (das Umleitungsziel kann jeder Benutzer in seinen Umleitungen im Reiter Immer für seine Rufnummer setzen). Um eine solche Aktion auszulösen, setzen Sie in die Betreffzeile des Termins in Klammmern den entsprechenden Begriff. Ein Terminbetreff wie "Kundentermin Herr Meyer (Umleitung)" würde also die Umleitung der primären externen Rufnummer zu Terminbeginn aktivieren und natürlich am Ende des Termins deaktivieren. Entsprechend würde "Meeting (Ruhe)" im Terminbetreff für die Zeit des Termins die DND-Funktion (Ruhe-Funktion) einschalten.

Wurde eine Standardaktion (s.o.) gesetzt, kann diese also außer Kraft gesetzt werden. Sobald der Terminbetreff eine Benutzeraktion enthält, wird die Standardaktion ignoriert. "Kundentermin (Umleitung)" im Betreff würde also die Umleitung wie beschrieben aktivieren, auch wenn die Standardaktion Ruhe eingestellt ist. Der Ruhe-Modus würde in dem Fall nicht aktiviert. Soll die Standardaktion nur ausgeschaltet werden, kann das mit dem Stichwort "Nicht" bzw. "Keine" erreicht werden. Ein Terminbetreff "Entwicklertreffen (Keine Ruhe)" würde also die Standardaktion außer Kaft setzen.

Sollten zwei Termine gleichzeitig gefunden werden, die beide eine Aktion erfordern, werden beide Aktionen durchgeführt. Kollidieren die Aktionen jedoch, wird stattdessen nichts ausgeführt und der Benutzer per E-Mail über den Konflikt informiert.

Beispiele

Downloads

FAQ

Weitere Informationen

• https://star.place/products/Up2Date for Exchange.html

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